PERMOHONAN SERTIFIKASI

Permohonan Sertifikasi

 

Garuda Internasional Sertifikasi mensyaratkan wakil yang berwenang dari organisasi pemohon untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk menetapkan hal berikut :

  • Ruang lingkup sertifikasi yang diinginkan;
  • Fitur umum dari organisasi pemohon, mencakup nama dan alamat dari lokasi fisik, aspek signifikan dari proses dan operasinya, dan setiap kewajiban hukum lainnya yang sesuai;
  • Informasi umum sesuai bidang sertifikasi yang dimohon, berkenaan dengan organisasi pemohon seperti aktivitas, sumber daya manusia dan teknis, fungsi dan jika ada, hubungan dengan organisasi yang lebih besar; d. Informasi mengenai seluruh proses yang disubkontrakkan digunakan oleh organisasi dan akan mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan;
  • Standar atau persyaratan lain untuk keperluan sertifikasi organisasi pemohon;
  • Informasi mengenai penggunaan konsultan yang berkaitan dengan sistem manajemen.

 

Sertifikasi

Kajian Permohonan Sertifikasi

PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  akan melaksanakan kajian terhadap permohonan dan informasi tambahan untuk sertifikasi sebelum melakukan audit, guna menjamin bahwa:

  • Informasi mengenai organisasi pemohon dan sistem manajemennya telah cukup untuk pelaksanaan audit;
  • Persyaratan untuk sertifikasi telah ditetapkan dan didokumentasikan dengan jelas, serta telah disediakan bagi organisasi pemohon;
  • Setiap perbedaan pemahaman antara PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  dan organisasi pemohon telah terselesaikan;
  • PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  memiliki kompetensi dan kemampuan untuk melaksanakan kegiatan sertifikasi;
  • Lingkup sertifikasi, lokasi operasi dari organisasi pemohon, waktu yang diperlukan untuk audit secara lengkap dan setiap kegiatan lainnya yang mempengaruhi kegiatan sertifikasi telah diperhitungkan (bahasa, kondisi keamanan, ancaman terhadap ketidakberpihakan, dll);
  • Rekaman jastifikasi keputusan untuk melakukan audit dipelihara.

Sertifikasi

Audit Tahap 1

PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  merekomendasikan audit tahap I dilaksanakan di tempat klien untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan

  • Mengaudit dokumentasi sistem manajemen pelanggan;
  • Mengevaluasi lokasi dan kondisi lokasi pelanggan yang spesifik dan melakukan diskusi dengan personel pelanggan untuk menentukan kesiapan untuk audit tahap 2;
  • Mengkaji status dan pemahaman pelanggan berkenaan dengan persyaratan standar, terutama yang berkaitan dengan identifikasi kinerja utama atau aspek yang signifikan, proses, sasaran dan operasi sistem manajemen;
  • Mengumpulkan informasi penting berkenaan dengan lingkup sistem manajemen. Proses dan lokasi pelanggan, dan aspek Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dan peraturan perundang-undangan dan pemenuhannya (sebagai contoh aspek hukum, lingkungan dan mutu dari operasi pelanggan, keterkaitan risiko, dsb.);
  • Mengkaji alokasi sumber daya untuk audit tahap 2 dan persetujuan pelanggan berkenaan dengan rincian audit tahap 2;
  • Memfokuskan perencanaan audit tahap 2 dengan mendapatkan pemahaman yang cukup tentang sistem manajemen pelanggan dan operasional di lokasi dalam konteks aspek signifikan yang mungkin;
  • Mengevaluasi audit internal dan tinjauan manajemen telah direncanakan dan dilaksanakan, serta tingkat penerapan dari sistem manajemennya menunjukan bahwa pelanggan siap untuk dilakukan audit tahap 2.

 

Sertifikasi

Audit Tahap 2

Tujuan audit tahap II adalah untuk mengevaluasi implementasi, termasuk efektivitas sistem manajemen pelanggan.

Audit tahap II harus dilaksanakan di lokasi pelanggan. Audit tahap II mencakup :

  • Informasi dan bukti tentang kesesuaian untuk seluruh persyaratan standar sistem manajemen yang berlaku atau dokumen normatif lainnya;
  • Pemantauan, pengukuran, pelaporan, dan pengkajian kinerja dibandingkan dengan sasaran dan target kinerja yang utama (sesuai dengan harapan dalam standar sistem manajemen atau dokumen normatif lainnya yang berlaku);
  • Sistem manajemen dan unjuk kerja pelanggan terkait pemenuhan legal;
  • Pengendalian operasional proses-proses pelanggan;
  • Internal audit dan kaji ulang manajemen;
  • Tanggung jawab manajemen untuk kebijakan pelanggan;
  • Hubungan antara persyaratan normatif, kebijakan, sasaran dan target kinerja (sesuai dengan harapan dalam standar sistem manajemen atau dokumen normatif lainnya yang berlaku), setiap persyaratan legal yang berlaku, tanggung jawab, kompetensi personel, operasional, prosedur, data kinerja dan temuan audit internal dan kesimpulan.

 

Sertifikasi

Informasi Pemberian Sertifikasi Awal

Informasi yang disediakan oleh tim audit kepada PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  untuk keputusan sertifikasi, mencakup :

  • Laporan audit,
  • Keterangan pada ketidaksesuaian, dan jika tersedia, koreksi dan tindakan korektif yang dilakukan oleh pelanggan,
  • Konfirmasi tentang informasi yang disediakan untuk PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  yang digunakan dalam pengkajian permohonan, dan
  • Rekomendasi diberikan atau tidak diberikannya sertifikasi, serta setiap kondisi atau observasi

PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  membuat keputusan sertifikasi berdasarkan pada evaluasi temuan audit dan kesimpulan audit serta informasi sesuai lainnya (sebagai contoh informasi publik, keterangan pada laporan audit dari pelanggan).

Sertifikasi

Surveilen

PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  mengembangkan kegiatan surveilen sehingga keterwakilan area dan fungsi yang dicakup dalam lingkup sistem manajemen dipantau secara reguler, dan memperhitungkan perubahan yang ada pada pelanggan yang disertifikasi dan sistem manajemennya.

Kegiatan survailen mencakup audit lokasi dengan mengaudit pemenuhan persyaratan spesifik sistem manajemen pelanggan tersertifikasi, berkaitan dengan standar yang sertifikasinya diberikan.

Kegiatan survailen, mencakup :

  • Pertanyaan dari PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  kepada pelanggan tersertifikasi terhadap aspek-aspek sertifikasi,
  • Pengkajian setiap pernyataan pelanggan berkenaan dengan operasionalnya (sebagai contoh bahan promosi, website),
  • Permintaan kepada pelanggan untuk menyediakan dokumen dan rekaman (pada kertas atau media elektronik), dan
  • Cara lainnya untuk pemantauan kinerja pelanggan tersertifikasi.

PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  melaksanakan audit survailen satu tahun sekali kepada setiap pelanggan tersertifikasi.

Sertifikasi

Pembekuan & Pengaktifan Sertifikasi

PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  menetapkan kebijakan dan prosedur terdokumentasi untuk pembekuan dan menspesifikasikan tindakan penting yang dilakukan.

Pembekuan sertifikasi dapat terjadi pada kasus berikut ini :

  • Sistem Manajemen organisasi yang disertifikasi gagal secara total memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan sistem manajemen
  • Organisasi yang disertifikasi tidak membolehkan audit survailen atau sertifikasi ulang dilaksanakan pada frekwensi yang dipersyaratkan, atau
  • Organisasi yang disertifikasi meminta pembekuan secara sukarela
  • Ketidaksesuaian hasil audit tidak ditindaklanjuti lembar ketidaksesuaian (analisa penyebab, koreksi, tindakan korektif dan bukti tindakan perbaikan) sesuai batas waktu yang ditetapkan dan perpanjangan waktu (1 bulan) yang diberikan

QA Manager akan melakukan review status sertifikasi klien dan hasilnya akan diajukan kepada Manager Operasional untuk di putuskan status sertifikasinya.

QA Manager akan menerbitkan surat pembekuan dengan menginformasikan alasan pembekuan kepada klien.

Apabila penyebab pembekuan telah ditindaklanjuti dan di selesaikan oleh klien, Maka PT PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  akan MENGAKTIFKAN kembali status sertifikasi dari klien yang di bekukan

Sertifikasi

Pencabutan Sertifikasi

Kegagalan untuk menyelesaikan masalah yang menyebabkan pembekuan dalam jangka waktu yang ditetapkan, maka PT GARUDA INTERNASIONAL SERTIFIKASI  akan mencabut sertifikasi.

Dasar dari pencabutan status sertifikasi antara lain :

  • Tindakan perbaikan pada ketidaksesuaian yang telah diambil oleh organisasi tidak memadai dalam kasus pembekuan Sertifikat
  • organisasi belum menyelesaikan administrasi (pembayaran) sesuai waktu yang telah ditetapkan
  • Berdasarkan hasil short notice audit ditemukan rekomendasi negatif (keluhan/perubahan)